Diagnóstico empresarial

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Fazer um diagnóstico empresarial é muito importante para a análise de desempenho da sua empresa nos mais variados aspectos.

Com a identificação de problemas e pontos positivos nos processos internos da empresa, é possível traçar um caminho a ser seguido no seu planejamento estratégico, de forma a tornar o empreendimento mais forte e mais preparado para as exigências do público, assim como tomar decisões baseadas em dados mais precisos.

Quer saber mais sobre o que é diagnóstico empresarial, qual a sua importância para as organizações e como fazer este processo de uma forma precisa em sua empresa? É sobre tudo isso que vamos tratar neste artigo!

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O que é um diagnóstico empresarial?

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Diagnóstico empresarial nada mais é do que uma avaliação interna dos processos na empresa em todos os aspectos que envolvem o controle de estoque, vendas, parte operacional, marketing, controle financeiro, gestão de pessoas, dentre outras importantes questões no cotidiano do empreendimento.

A realização de um diagnóstico empresarial visa identificar possíveis fraquezas do negócio, como por exemplo: falta de lucratividade na empresa apesar do alto faturamento, um atendimento pós-vendas ineficaz, gastos maiores do que as despesas, desorganização no controle de estoque, estratégias de marketing ineficientes, dentre outros aspectos.

Essa identificação se dará a partir de uma série de levantamentos objetivos sobre a situação interna do negócio. Realizar este processo faz com que você possa planejar soluções para a sua empresa a partir de situações que realmente estão comprometendo o negócio, sem perder tempo com questões de pouca importância.

A partir de um diagnóstico empresarial você possui um melhor entendimento dos processos internos de sua empresa e recebe um direcionamento a ser seguido na implementação de novas ações estratégicas para corrigir os problemas e tornar seu negócio mais forte no mercado.

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Passo a Passo: Como fazer um diagnóstico empresarial

 

Passo 1 — Coleta de informações

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Um diagnóstico eficaz envolve diferentes áreas da empresa: finanças, marketing, vendas, recursos humanos, logística, processos etc.

O primeiro passo é coletar o máximo de informações possíveis sobre todas as atividades que a organização desempenha.

Existem alguns métodos que podem te ajudar nessa etapa, como a realização de entrevistas.

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Entrevistas:

Vá até os gestores, supervisores e demais colaboradores e pergunte a eles sobre a atual situação de seus respectivos setores.

Mas, antes, procure elaborar um roteiro com as perguntas a serem feitas.

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Relatórios:

Outro método de coleta são os relatórios periódicos de cada área da empresa.

Esses documentos contêm informações bastante relevantes sobre procedimentos, processo de tomada de decisão e resultados obtidos.

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Observação de campo:

E que tal fazer uma observação em campo?

Dessa forma, você vivencia de perto a rotina de trabalho da empresa: como os funcionários operam, como os procedimentos se dão na prática, quais os principais erros e acertos, etc.

Lembre-se que, para que a observação de campo tenha eficácia, é fundamental que o observador não interfira na execução das atividades.

Existem outras formas de conhecer melhor seu negócio: Análise SWOT para planejamento estratégico: quais são seus pontos fortes e pontos fracos?

Passo 2 — Análise de dados

Agora que você já coletou as informações necessárias, é hora de organizá-las e analisá-las.

Para isso, você pode fazer uso de planilhas, gráficos, mapas, tabelas, etc.

O objetivo aqui é disponibilizar os dados de maneira que facilite a análise.

Dica: separe cada situação ou problema por categoria. Dessa forma, será possível estabelecer prioridades e solucionar o que for mais urgente.

Há inúmeras ferramentas de análise de dados. Confira algumas:

• Tableau;

• Chartio;

• Infogram;

• RAW;

• Google Charts.

Passo 3 — Identificação dos problemas

Após coletar e analisar as informações mais relevantes da sua empresa, fica mais fácil identificar os problemas que ela enfrenta.

Mais que isso: é possível encontrar a raiz de tais problemas.

Nesse terceiro passo de como fazer um diagnóstico empresarial, é feita uma investigação aprofundada para saber quais são as causas dessas falhas e gargalos.

Confira: 3 ferramentas para análise de causa raiz como guia para tomada de decisão

O Diagrama de Ishikawa é uma dessas ferramentas que pode te ajudar bastante nessa etapa.

Ele classifica a causa dos seus problemas em 6 tipos.

São eles:

1. Máquina

Muitos problemas são ocasionados devido ao mau funcionamento de máquinas e equipamentos.

2. Matéria-prima

Problemas relacionados à matéria-prima são muito comuns e podem acarretar prejuízos significativos.

Por isso, escolha bem os seus fornecedores e mantenha um bom relacionamento com eles.

3. Mão-de-obra

Funcionários mal treinados, incapacitados, sem qualificação ou simplesmente desmotivados podem prejudicar o cumprimento das atividades.

4. Meio ambiente

Aqui os problemas estão relacionados ao ambiente interno (falta de espaço, layout incorreto) e externo (poluição, intempéries) à empresa.

5. Medida

Você costuma medir os processos da sua empresa?

Se não, saiba que isso pode comprometer o andamento das atividades, gerando trabalho dobrado.

Lembre-se da frase de Deming, o mestre da qualidade total:

“Não se gerencia o que não se mede”

6. Método

Esse último aspecto observado no Diagrama de Ishikawa diz respeito aos problemas causados pelos métodos que a organização utiliza na execução de suas atividades.

Veja mais em nosso blog: O que é e como fazer um diagrama de Ishikawa?

Passo 4 — Proposta de intervenção

Apenas saber o que há de errado com a sua empresa não basta.

Você precisa se perguntar: o que pode ser feito para melhorar essa situação?

Com base nas informações coletadas e nas análises feitas, reúna a sua equipe de gestores e proponham, juntos, soluções efetivamente capazes de corrigir o que quer que esteja impedindo o seu negócio de crescer.

Porém, vale lembrar que essas medidas não serão implantadas e surtirão efeito da noite para o dia.

Tudo precisa ser estrategicamente pensado, com um plano de ação bem definido.

Agora que você já sabe como fazer um diagnóstico empresarial, não perca tempo e faça logo o da sua empresa!

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Quais os benefícios do diagnóstico empresarial para a sua micro ou pequena empresa?

O diagnóstico empresarial pode ser extremamente positivo para a sua micro ou pequena empresa. Especialmente se você ainda não possui um total domínio sobre as suas atividades e sobre os seus indicadores de desempenho, sobretudo por ainda se tratar de um estágio bastante inicial do negócio.

A realização de um bom diagnóstico pode auxilia-lo a entender de fato quais são os aspectos mais importantes que envolvem a gestão do negócio. Em muitos casos, os empresários não definem adequadamente quais são os fatores prioritários na administração de suas empresas e com isso acabam gerando gastos que poderiam ser evitados, comprometendo assim o orçamento empresarial.

Muitas empresas até fazem uma avaliação geral de seus processos internos, mas sem uma análise aprofundada de todos os setores, fica muito mais difícil identificar as causas de determinado problema. O diagnóstico empresarial portanto, possibilita essa visão mais específica e aprofundada dos processos de gestão.

Essa metodologia de avaliação também permite que você possa comparar o desempenho de sua empresa com ela própria, a partir da análise de outros períodos e a partir de então verificar se houve crescimento ou queda de produtividade, dentre outros aspectos.

Com essa análise, é possível verificar se existe viabilidade financeira para a realização de novas estratégias e se há possibilidades de crescimento e expansão do negócio.

Como fazer um bom diagnóstico empresarial?

Além de englobar todos os setores de sua empresa no processo de diagnóstico empresarial, é preciso identificar de fato quais aspectos devem ser realmente analisados em cada um dos setores. Que perguntas devem ser respondidas para avaliar cada um deles? Ter isso em mente é essencial para a realização de um bom diagnóstico.

Existem várias ferramentas para se realizar este processo de análise. Uma medida essencial e até mesmo imprescindível para manter a estabilidade da empresa é fazer um rigoroso controle do fluxo de caixa, registrando todas as movimentações de entrada e saída do orçamento.

Fazendo este controle, é possível enxergar com muito mais clareza de onde vem todas as receitas da sua empresa e para onde vão os gastos e as despesas. Portanto, um bom controle do fluxo de caixa ajuda a identificar possíveis fatores que levaram a empresa a situações de prejuízo financeiro.

O método de avaliação aplicado no processo de análise SWOT, é voltada para a identificação das forças, oportunidades, fraquezas e ameaças para a sua empresa, também é uma ótima alternativa, a medida em que a partir desses 4 fatores, se possui não só uma visão interna de seu empreendimento, mas também uma análise da concorrência e de seus possíveis diferenciais.

Veja um modelo dos principais fatores a serem analisados no processo de diagnóstico empresarial:

• Estratégias a serem adotadas a um curto, médio e longo prazo;

• Indicadores financeiros, como margem de lucro, DRE e fluxo de caixa. Para um bom gerenciamento deste processo, é recomendável a utilização de um bom sistema de controle financeiro;

• Ferramentas de marketing utilizadas, como mídias sociais;

• Processos de recrutamento e seleção de profissionais;

• Treinamentos corporativos e retenção de talentos;

• Logística;

• Produção;

Outra ferramenta que pode ser utilizada para realizar o diagnóstico empresarial é o brainstorming, que nada mais é do que uma reunião de ideias por parte de todos os colaboradores da empresa, em que há uma troca de feedback entre os gestores e demais membros da equipe.

Estruturar a matriz GUT, que consiste em classificar os diferentes problemas empresariais em relação a aspectos como gravidade, urgência e tendência de agravamento, também pode ser uma ótima alternativa neste processo.

A matriz GUT é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas no processo de identificação dos problemas que precisam ser solucionados de uma forma imediata e das situações que podem esperar um pouco mais e que não causam um impacto tão significativo.

A importância da consultoria empresarial neste processo

Você como gestor do negócio, pode fazer por conta própria o diagnóstico empresarial interno e integrar todos os setores de sua empresa neste processo, de forma a procurar diferentes visões a respeito das fraquezas e pontos fortes da empresa nos mais variados aspectos e encontrar soluções de uma forma conjunta.

Entretanto, fazer essa análise sem o auxílio de uma empresa especializada em consultoria empresarial, pode tomar muito tempo de toda a sua equipe, que sendo assim pode acabar deixando um pouco de lado as questões operacionais do negócio.

Por isso, é totalmente recomendável terceirizar este serviço. Um serviço de consultoria empresarial pode trazer ainda outras vantagens para a sua empresa no processo de análise de desempenho:

Opiniões externas 

Com o diagnóstico sendo realizado por uma empresa especializada, é possível ter uma visão diferenciada e imparcial a respeito da sua empresa. Além disso, uma consultoria empresarial pode trazer novas ideias para resolver problemas antigos.

Acompanhamento de resultados

Realizar um diagnóstico empresarial com a sua equipe interna pode até ser benéfica para a identificação de possíveis problemas e para engajar os seus colaboradores em torno do crescimento empresarial.

Entretanto, este processo não é garantia de um acompanhamento recorrente para verificar se as novas estratégias que forem adotadas estão de fato solucionando os problemas diagnosticados.

Além da identificação dos problemas, uma empresa de consultoria empresarial presta um contínuo acompanhamento das ações planejadas tem possui um foco específico na melhora de resultados.

Feito todo o diagnóstico empresarial e a partir da identificação de possíveis situações que podem estar comprometendo a sua empresa, é preciso colocar a mão na massa para resolver os problemas, possuir um senso crítico e ter consciência de que a sua empresa de fato precisa melhorar em determinados aspectos!